Inndeling av metodene er gjort på bakgrunn av innflytelsessirkelen* fra regjeringens veileder «Medvirkning i planlegging», og de er gruppert etter stigende innflytelsesnivå. Innflytelsessirkelen viser at ulik metodebruk i planleggingen gir ulik involvering og innflytelsesmulighet i planprosessen.
Innflytelsessirkelen:
(klikk på bildet for full størrelse)
I en helhetlig prosess benyttes metoder på alle nivå. Det anbefales å basere det meste av medvirkning på de høye involveringsnivåene dialog og samarbeid, og hovedtyngden av involvering bør skje tidlig i planprosessen. Det er da utfordringene og problemstillingene som skal løses innenfor planområdet defineres.
Gjennomføring av medvirkning krever ulik grad av kompetanse og erfaring, avhengig av hvor komplisert problemstillingene er og på hvilket nivå medvirkningen gjennomføres. Forberedelser og etterarbeid tar ofte lenger tid enn selve gjennomføringen med de som medvirker. Normalt vil det også være behov for flere ressurser i form at tid og kompetanse å gjennomføre medvirkning som dialog eller samarbeid.
*Innflytelsessirkelen er en forenkling av «medvirkningsstigen», som viser en mer finmasket gradering av medvirkning. Denne finnes i mange varianter og bygger på en artikkel av Sherry Arnstein fra 1969: A Ladder of Citizen Participation.
Medvirkning i planarbeid er komplekst og pågår gjerne over tid. Arbeidet kan omfatte flere elementer og prosesser i ulike faser og berøre mange parter. For å sikre oversikt og fellesforståelse bør det utarbeides en medvirkningsplan. Planen er et godt verktøy for å skape oversikt, sikre fremdrift og ivareta behov for innsikt, kommunikasjon, formidling, samspill og dialog i de ulike fasene.
Hvem som blir berørt og hvem som har interesser knyttet til prosessen og det ferdige resultatet, er ofte uklart i oppstarten av en planprosess eller prosjekt. I alle prosesser bør det kartlegges hvem det er som trenger informasjon, hvem det er behov for bidrag fra og hvem som bør involveres underveis.
I medvirkningsplanen bør det derfor lages en aktør- og interessentanalyse som viser hvem som bør involveres i medvirkningsprosessen, hvilke interesser de har og eventuelt hvilke metoder som kan brukes for å engasjere dem. Interessentanalysen kan brukes som et grunnlag for å inndele interessentene i grupper. Plan- og bygningsloven stiller særlige krav til tilrettelegging for medvirkning fra barn og unge – de bør defineres som en egen gruppe.
Prosjekter og planprosesser er alltid del av en større og lengre prosess. De har en forhistorie hvor det er gjort avklaringer, forberedelser og lagt rammebetingelser for arbeidet, og de skal videreføres i prosjektering eller bygging. Planleggingen av prosessen må ta hensyn til konteksten og dynamikken i den større prosessen for å bli vellykket.
Medvirkningsplanen bør under-deles i faser etter plantype og med medvirkningsnivå (tilgjengeliggjøre eller innhente informasjon, dialog eller samarbeid) i de ulike fasene. For hver fase bør det defineres et mål eller ønsket resultat av medvirkningen. I medvirkningsplanen fastlegges det om det bare er behov for informasjon, om det skal være en dialog med ulike interessenter, om det skal samarbeides om deler av oppgavene og om de berørte eller andre skal få mene noe om valg av løsning. Medvirkningen bør bidra til et bedre kunnskaps- og beslutningsgrunnlag i planprosessen.
For hver gruppe av interessenter bør det avklares hva som er egnede arenaer for medvirkning. Det bør alltid vurderes om medvirkningen kan skje på interessentenes hjemmearena. Interessentene, nivå på medvirkningen (informasjon/dialog/samarbeid), fase i planprosessen, mål og hvor medvirkningen foregår, danner grunnlaget for å velge medvirkningsmetode(r). Hvilken informasjon og kunnskap deltagerne trenger for å kunne bidra på en konstruktiv måte må også vurderes. En vurdering av egnede kommunikasjonskanaler bør også inngå i planen. Medvirkningsplanen bør sikre universell utforming både i fysiske arrangementer, digitale medier og dokumenter som utarbeides i medvirkningsprosessen.
For planer hvor det er krav om planprogram, skal det lages et opplegg for medvirkning i planprosessen. En medvirkningsplan kan da være en del av planprogrammet.
All innsamling av informasjon om enkeltpersoner omfattes av reglene for GDPR (General Data Protection Regulation), som i Norge er innarbeidet i personopplysningsloven. Dette omfatter opplysninger som navn, telefonnummer, mailadresser, bilder og film av personer som kan identifiseres.
Dersom du skal publisere bilder som viser en eller flere bestemte personer på nett eller dele dem med andre (selv om det er i lukkede grupper), må du ha samtykke fra den eller dem som er avbildet før bildet publiseres. Det gjelder også film/video, og det gjelder enten du selv har tatt bildene eller bare videreformidler dem.
Dersom det gjelder bilder av barn eller andre personer som ikke kan gi gyldig samtykke selv, må foresatte gi samtykke på deres vegne. Dette gjelder alle bilder eller film/video hvor enkeltpersoner kan identifiseres. Samtykke skal hentes inn før bildet eller filmen deles.
Hvis det oppstår en konflikt, er det den som har delt bildene eller filmen som må bevise at et gyldig samtykke virkelig er gitt. Samtykket skal være frivillig, uttrykkelig (tydelig) og informert (hva skal bildene brukes til). Du finner mer informasjon på Datatilsynets nettsider.
Det er viktig å tydeliggjøre at medvirkning ikke er det samme som medbestemmelse. De som medvirker gir innspill og kommer med synspunkter, men det er forslagsstiller som avgjør hva som fremmes for politisk behandling. Det er viktig å være tydelig på hva de som medvirker kan påvirke og hvordan innspillene i prosessen vil bli behandlet. Hvis dette er uklart, kan det skape konflikter og frustrasjon i stedet for tillit og forståelse.
